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Text File  |  1992-03-17  |  9KB  |  275 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.          6.9   Funds Table Maintenance                      Page 6.9.1
  7.          =============================================================
  8.  
  9.          Here you set up your Church funds. For practical purposes you
  10.          can create an unlimited number of funds limited only by your
  11.          Hard Disk size.
  12.  
  13.          To begin with "Fund Table Maintenance":
  14.  
  15.          Select "Funds Table" from the "Stewardship" menu, and press
  16.          <Enter>.
  17.  
  18.          The "Funds Table" screen will appear, and the first time you
  19.          use CMS it may look like this:
  20.  
  21.                  =============================
  22.                  |     Funds Table
  23.                  =============================
  24.                  |Code      | Description
  25.                  =============================
  26.                  |GENERALFND| General Fund
  27.                  |          |
  28.                  |          |
  29.                  |          |
  30.  
  31.          CMS comes with one fund, the "General Fund" predefined. You
  32.          don't have to use this fund, but serves as an example.
  33.  
  34.          Let us take a look at the options available from the
  35.          "Options" menu at the bottom of the screen.
  36.  
  37.  
  38.  
  39.               6.91  Help
  40.               ====
  41.  
  42.               Notice the <?>-Help option on the left side of your
  43.               "Options" menu.
  44.  
  45.               Press the <?> key now and you will see a "Help" window
  46.               appear.  It explains all the options available to
  47.               maintain the funds table. Use the <PgDn> and <PgUp> keys
  48.               to see the next or previous "Help" screen.
  49.  
  50.               To exit "Help" press <Esc> and the "Help" window will
  51.               disappear again.
  52.  
  53.  
  54.          =============================================================
  55.          FUNDS PROCESSING                                  Page  6.9.1
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.          6.9   Funds Table Maintenance                     Page  6.9.2
  62.          =============================================================
  63.  
  64.               Note: The <F> option is not available here. All other
  65.                     options presented in the options menu, except the
  66.                     <Enter>-Choices option, will act on all the funds
  67.                     in the list.  The choices presented after
  68.                     selecting the <Enter> -Choices option will act on
  69.                     the preselected fund only.
  70.  
  71.  
  72.               6.92  Add a New Fund
  73.               ==============
  74.  
  75.               It is easy to set up a new fund in CMS.
  76.  
  77.               To set up a new fund follow these steps:
  78.  
  79.               A. Press <A> at the "Funds Table" screen, and the "Add a
  80.                  New Fund" screen will appear.  Here you enter all the
  81.                  information about the new fund.
  82.  
  83.               B. Fill in all the blanks.  Begin with the first blank
  84.                  where the cursor appears and fill in the required
  85.                  information.
  86.  
  87.               - Fund Code: Type in a brief name for the fund (up to 10
  88.                            characters long) that you can easily
  89.                            remember and that distinguishes it from
  90.                            other fund codes.  Duplicate fund codes
  91.                            will not be allowed.  Press <Enter> when
  92.                            done.
  93.  
  94.  
  95.               - Fund Description: Type the full fund name (up to 20
  96.                                   characters long) or give a longer
  97.                                   description of this fund.
  98.  
  99.               C. Press <PgDn> when done.
  100.  
  101.                  You will be returned to the "Funds Table" screen. The
  102.                  new fund will now appear in the fund list.
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.          =============================================================
  110.          FUNDS PROCESSING                                  Page  6.9.2
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.          6.9   Funds Table Maintenance                     Page  6.9.3
  117.          =============================================================
  118.  
  119.               6.93  Reports on Funds
  120.               ================
  121.  
  122.               Here you generate a list of all funds. Report output can
  123.               be viewed on the screen, printed on your printer, or
  124.               written to a file.
  125.  
  126.               To generate a fund report:
  127.  
  128.               A. Press <R> from the "Fund Table" screen.
  129.  
  130.                  The alternate "Report Output" window will appear.
  131.  
  132.               B. Make your output selection and generate the report.
  133.                  For more details on reporting in CMS refer to the
  134.                  Appendix chapter 10.2 "Generate Standard Reports in
  135.                  CMS".
  136.  
  137.               C. Once the report has been generated you will be
  138.                  returned to the "Funds Table" screen.
  139.  
  140.               6.94  Edit a Fund
  141.               ===========
  142.  
  143.               Here you change the name or description for a particular
  144.               fund.
  145.  
  146.               To change the information about a fund:
  147.  
  148.               A. At the "Funds Table" screen, select the fund you want
  149.                  to work with.
  150.  
  151.               B. Press <Enter> on the "Options" menu to get to the
  152.                  "Choices" menu:
  153.  
  154.               C. Press <E> to select "Edit Fund", and press <Enter>.
  155.  
  156.                  The "Edit Fund" screen will appear, and the cursor
  157.                  will be positioned at the "Fund Code:" field.
  158.  
  159.               D. Use the <Up> and <Dn> cursor keys, or the <Tab> and
  160.                  <Shift-Tab> keys to move the cursor to the field
  161.                  where you want to make changes or add new
  162.                  information.  The fields available for change are
  163.                  "Fund Code" and "Fund Description".
  164.          =============================================================
  165.          FUNDS PROCESSING                                  Page  6.9.3
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.          6.9   Funds Table Maintenance                     Page  6.9.4
  172.          =============================================================
  173.  
  174.               E. Type in the new information where you want it to
  175.                  appear in that field.
  176.  
  177.                  If at any time you want to abandon the changes you
  178.                  have made, press <Esc>, and all the previous
  179.                  information will be restored, and you will be
  180.                  returned to the previous screen.
  181.  
  182.               F. Press <PgDn> when you are done with all the changes
  183.                  for this fund.
  184.  
  185.                  You will be returned to the "Funds Table" screen and
  186.                  the changed information will appear there.
  187.  
  188.  
  189.               6.95  Delete a Fund
  190.               =============
  191.  
  192.               Just as funds can be added to the fund list they also
  193.               can be removed.  For example, you discovered after you
  194.               entered a fund, that you created a duplicate entry. Or a
  195.               fund has been withdrawn and you want to update your
  196.               records.
  197.  
  198.               To delete a fund:
  199.  
  200.               A. At the "Fund Table" screen select the fund you want
  201.                  to remove.
  202.  
  203.               B. Press <Enter> to get to the "Choices" menu.
  204.  
  205.               C. Press <D> to select "Delete Fund", and press <Enter>.
  206.  
  207.                  To prevent you from inadvertently making a mistake
  208.                  and remove the wrong fund a window will be displayed:
  209.  
  210.  
  211.          =============================================================
  212.          | Deleting fund <name> will cause contributions             |
  213.          | and pledges for this fund to not have a description in    |
  214.          | reports.  Proceed to delete? [y/N]                        |
  215.          =============================================================
  216.  
  217.  
  218.  
  219.          =============================================================
  220.          FUNDS PROCESSING                                  Page  6.9.4
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.          6.9   Funds Table Maintenance                      Page 6.9.5
  227.          =============================================================
  228.  
  229.                  If you don't want to remove this fund now from the
  230.                  fund list, press <N> or <Enter>, and you will be
  231.                  returned to the "Funds Table" screen.
  232.  
  233.               D. Press <Y> to confirm the removal of the selected fund
  234.                  from the fund list.
  235.  
  236.               F. You will be returned to the "Fund Table" screen and
  237.                  if you confirmed the removal of that fund its
  238.                  information will have disappeared from the "Fund
  239.                  Table" screen.
  240.  
  241.  
  242.  
  243.               6.96   Exit the Funds Table Choices Menu
  244.               =================================
  245.  
  246.               To exit the "Choices" menu:
  247.  
  248.               Press the <Esc> key, and the "Choices" menu will
  249.               disappear, and you will be returned to the "Funds Table"
  250.               screen.
  251.  
  252.  
  253.  
  254.               6.97   Exit from Funds Table Maintenance
  255.               =================================
  256.  
  257.               To return to the "Stewardship" menu:
  258.  
  259.               Press <Esc> to exit from "Funds Table".
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.          =============================================================
  275.          FUNDS PROCESSING                                  Page  6.9.5